私はExcel・Googleスプレッドシートで仕訳し、CSVで会計ソフトにインポートしています

フリーランス・個人事業主の中には、毎月の会計処理がほぼワンパターンな方はいらっしゃいませんか?
それならExcelからインポートしたほうが便利です。

さて、今回はExcelを使用した、会計入力のスピードアップ手法についてです。

今どきの会計ソフトはクレジットカード明細や口座明細をインポートできるとのことで、試してみたのですが、家事使用が意外と多く、私にはちょっと馴染めないかなと思っています。
さらに、オフィス用品、特にOA機器は主人の助けをうけていますが、安く買うために、彼が代行して購入するケースもあったり。
この機能を使うか、あるいはすべてを手入力で頑張るか…?といった100か0の選択にも困っています…
その中間的な方法はありませんでしょうか?

私も似たような家庭環境なので、この機能は使わず、Excel・Googleスプレッドシートで書いた仕訳を直接インポートしています。
一見、裏技っぽい手法で、中間的な方法かはわかりませんが、慣れれば、私はこっちのほうが早いです。

このコラムは主に「やよいの青色申告」向けになっていますが、他の会計ソフトでも応用可能です。

目次

通帳やカード明細のCSVを使わない理由

支払いはクレジットカードと口座振込ばかりではないので

現金のみのお店もありますし、コンビニ収納や代引き払いの通販もあります。
また、お試しで、なんちゃらPayを使ったり、このショップではこっちがお得そうなだと、別のクレジットカードを作成してそっちで支払ったり…
交通系カードの場合は、それ専用のチャージ方法があったりもしますよね。

口座、クレカとも、私用・業務用が混在しているので

私はなるべく分けるように、楽天カード2枚持ちで、業務用、私用と分けていました。

しかし、そのうち1枚のカードがどこかで情報漏えいしたようで(オンラインセミナーの決済会社が漏洩した模様)、数カ月後にAmazonで不正利用されてしまい、再発行に時間がかかるため、一時退避で、1枚に支払先が集約してしまい、戻すのが面倒な支払先はそのままにしています。

銀行口座は休眠していた口座だったのでCSV化は容易なのですが、精度にとまどい、それっきりにしています。

家賃や水道光熱費、通信費に関わる支払いが自分に集約せずに、家族でバラバラになっているので

家事按分の費用は、家族が購入してしまうケースも多々あるあると思います。

一人暮らしなら楽ですが、実家住まいや、共働き世帯では、あるあるだと思います。
共働きで、収入に差がない場合は、こっちの光熱費は私で、そっちは貴方といったこともあるでしょう。

この状態で、CSV取り込み機能を使ってしまうと

  • 家事利用・業務用が混在している場合でも、AI等が適当な勘定科目を割り振ってしまう
    • 家事利用の場合は「事業主貸/事業主借」になると思うが、変更がめんどくさい
      (これは本来なら不要な仕訳)
  • なるべく業務用に絞った口座・カードにしましょうとあるが、現実的には難しい
    • Amazonや楽天で購入する際に、カードを切り替えるのはめんどくさい
  • 家族が支払った費用は、結局手入力

となってしまいます。

私が実践していることはExcel・Googleスプレッドシートでの仕訳入力

ご使用の会計ソフトのインポートフォーマットを調べる

エクスポートとインポートのフォーマットが一緒ならば、エクスポートしてみるのも良いでしょう。

ExcelあるいはGoogleスプレッドシートを用意する

私の場合は、外出先(常駐先)でも入力できるようにと、Googleスプレッドシートに書き込んでいます。

Excel、Googleスプレッドシートのどちらもブック形式になっており、中にいくつかのシート書けるようになっています。
CSVにもエクスポートできます。

私は、概ねこのようなシートを用意しています。

  • 普通預金(1〜12月)で1シート(あるいは、インポートする単位で)
  • 家賃・水道光熱費といった毎月発生する費用(1〜12月)で1シート
  • 毎月から必ずしも発生しない費用は、1ヶ月/1シートで作成
  • 期末の、決算整理仕訳で1シート、期首仕訳が必要ならばそれで1シート

さらに「こういった場合は、こうすると良い」的な自己マニュアルを別シートに文書化したり、コピペ用のシートを別に用意するのも良いでしょう。

預金通帳を見ながらスプレッドシートに入力する

通帳記入をした段階で、スプレッドシートに行を追加していきます。
主にこういった仕訳パターンが多いですね。

普通預金、売掛金ともに補助科目を使用しています。
この方が残高確認が楽になります。

売掛金回収

借方/補助科目金額貸方/補助科目金額
普通預金/○○銀行500,000売掛金/△△商事500,000

振込手数料を差し引かれた場合は、こうします。

借方/補助科目金額貸方/補助科目金額
普通預金/○○銀行499,780売掛金/△△商事499,780
支払手数料220売掛金/△△商事220

通帳1行に対し、2行(=2伝票)になってしまいますが、残高が一致していればOKとします。

家事使用のATM引き出し

借方/補助科目金額貸方/補助科目金額
事業主貸150,000普通預金/○○銀行150,000
支払手数料220普通預金/○○銀行220

他行でや時間外に引き出した場合は、支払手数料の行を追加します

iDeCoや国民年金基金、小規模企業共済

借方/補助科目金額貸方/補助科目金額
事業主貸600,000普通預金/○○銀行600,000

こちらは控除対象なので、費用にはしません。

あんしん財団

借方/補助科目金額貸方/補助科目金額
事業主貸1,700普通預金/○○銀行1,700
諸会費300普通預金/○○銀行300

口座引落(例は水道光熱費)

下記は電気料金1万円を支払い、家事使用25%の場合。

借方/補助科目金額貸方/補助科目金額
水道光熱費7,500普通預金/○○銀行7,500
事業主貸2,500普通預金/○○銀行2,500

電話料金の口座引落の場合は「水道光熱費」ではなく「通信費」とします。

利息入金

借方/補助科目金額貸方/補助科目金額
普通預金/○○銀行1事業主借1

ある程度まとまった段階で、インポートし、毎月末の残高をチェックします。
一度インポートしたシートは二重計上しないように、下部のシート名欄に【済】といった文言を追加します

毎月必ず1度発生するものは、最初から12行(12ヶ月)ずつ用意し、全部埋まったらインポート

家賃、水道光熱費や新聞代などの毎月必ず発生するものは、最初から12行(12ヶ月)ずつ用意し、全部埋まったらインポートします。

さきほどの例では、水道光熱費の内、電気料金のみ普通預金での支払いでしたが、ガス代や水道代は、他の家族が支払っています。
ですので、ガス代以外の料金が判明した場合は、支払明細書等を保管し、金額をインプットしていきます。

家族には「水道光熱費や新聞代の請求書や支払明細書はこの引き出しに入れておいて!」とお願いしておくと良いでしょう。

「電子帳簿保存法」に対応するため、Web領収証(領収書)の場合はPDFで受け取りましょう。
Googleドライブへの保管をおすすめいたします。

その際、家事按分後の値をセットすれば、1行ですみます。
摘要欄には「○月度ガス代 30%」のように記入するとわかりやすいです。

表計算ですので、

=rounddown(10000*75%,0)

といった数式を入れておけばよいでしょう。
(CSV化すると、7500がセットされているはずです。)

インターネット(光回線)の使用料

6,000円の光回線利用料の内、80%を費用計上する場合。

借方/補助科目金額貸方/補助科目金額
通信費4,800事業主借4,800

摘要欄:○月度インターネット使用料 △△ひかり 80%

といった形で入力します。

毎月必ずしも発生しない費用は、1ヶ月/1シートで作成

その他、毎月必ず発生しない費用は、1ヶ月/1シートでまとめます。
月締めのタイミングで入力していきましょう。

具体的にはこんな感じでしょうか。

  • 筆記具・収納・ファイリングなどの事務用品代や、OA用品・コピー紙代といった消耗品
  • 業務用の衣服購入・クリーニング代
  • 書籍購入
  • 会費、サブスクリプションサービス代
    • 海外サービスを中心に、請求タイミングが月末だったり月初だったりと、月によってバラバラなものがある
  • 洗剤やトイレットペーパー・ティッシュペーパーといった雑費
  • 打ち合わせ時飲食代や、事務所お茶代、手土産代、カフェでの作業など
  • 修理代、郵送代、収入印紙代、運送料など

この内、領収証はWebサイトの購入履歴から取得してくださいといったタイプのものや、メールで領収証を兼ねているようなものは、電子帳簿保存法の対象になりますので、PDF化して、Googleドライブ等に保存していきます。
クレジットカード明細も同じ運用で良いかと思います。

クレジット明細CSV取り込みだと、費用が1ヶ月遅れになるので、本来は望ましくないかなと思います。
できる限り、領収証が発行できれば、その月で計上するようにはしています。

紙で取得したものは、スキャンはせずに紙で保存していきます。

今回の手法では、スキャンしても保存する場所や手段はありませんので、スキャンせず紙の領収書のまま管理します。

複数のレシートを一気に入力するテクニック

結果的に同じ科目になるのであれば、A4の上にレシートをベタベタ貼っていき、合計金額1行=1仕訳にします。

例えば雑費(洗剤やトイレットペーパーなど)については1〜2枚にまとめてレシートを貼り付け、

=rounddown((1000+500+250+1500)*50%,0)

のように入力していくと、家事按分含め、簡単に入力することができます。
(上記は、家事按分50%のケース。大家族になればなるほど、家事按分率は高くなります。)

以前、似たような仕訳があったな…と思ったら、行コピーし、日付・金額と摘要欄のみ変更していきましょう。

クレジットカード明細

領収書もなく、毎月発生するだいたい同じような金額の項目は、ここで仕訳します。

  • Yahoo!プレミア(Yahoo!メールなど)
  • 楽天マガジン
  • Amazonプライム
  • Spotify
  • NOTE
  • はてな有料オプション
  • サーバー代
  • その他サブスクリプション系の会費類

といったところでしょうか。
この明細で、領収書を発行し忘れた明細もチェックできます。

交通費精算

交通費精算は以下のいずれかで計上していると思います。

  • 交通系ICカードチャージベースで仕訳を計上
    • 別途明細を取得
  • 一般企業のように、旅費精算シートを作り、月次で締めて、仕訳を計上する

交通系ICカードだと私用分が混ざってしまうので私はこの方法は採用していません。

とは言え、メインが私用でも、ブログネタ探しや、業務用の購買もしたりすので、純粋な私用用途はあまりないですが。

旅費精算シートとして別のスプレッドシートで表(別表)を作成し、それに基づいて仕訳する場合は、別表とインポート用のシートを連動させれば便利かもしれません。
旅費精算シートは、以下の項目があると良いでしょう。

  • 日付
  • 訪問先・行き先
  • 交通手段
  • 発(駅や停留所やビル名など)
  • 着(同上)
  • 金額

決算整理仕訳

減価償却費や、未払費用や未収収益の洗い替えといった、決算整理仕訳については、別シートに計算方法もなども書いておいて、値をセットしインポートすれば、すごく楽だと思います。

どのソフトでもできるの?

やよいは、PC版、クラウド版両方可能

PC版は仕訳日記帳の、メニューにインポートがあります。
このような手順でインポート可能です。

  • 1行1仕訳にする
  • 2行伝票になるパターンは、あまりないはず
  • 普通預金の場合のみありえるが、それは普通預金の章を見て!
  • できない場合のみ、手入力
  • CSV+SJISにする必要がある
  • Googleスプレッドシートの場合は、CSV化したあとに、テキストエディタでSJIS化する
  • 行頭に#を書けば注釈行になる

オンライン版(クラウド版)では「高度なメニュー」から実行するようです。

参考:[弥生データのインポート]メニューの基本的な使い方

freeの場合

freeの場合は以下でチャレンジしてみてください。

参考:会計freee(フリー)のエクセルインポート機能を画像付きで徹底解説!

Excel形式のままインポートできるようですね。

この方法を採用した結果、どうなってしまったか?

仕訳は(何らかの理由で仕訳を間違えて修正仕訳を入れない限り)、100%をスプレッドシートで入力してます。
もし、電子帳簿保存法が改正され、スキャンが必須となるまでは、これで行こうと思っています。

その際、会計ソフトでは、インポートした後の、入力チェックと、確定申告のみで利用しています。

実は、そこそこな率で金額を打ち間違えたり(5890円を5980円で入力するなど)、見直すと違う科目の方が相応しかった!といったこともあります。
その修正は会計ソフトで修正します(直に修正したり、修正仕訳を入力したり)。

入力チェックは特に有効です。
会計ソフトで直入力の場合は、ほとんどチェックしませんよね?
桁を間違えて申告してしまい、税務署から修正をお願いされたり…といったことが防げます。

口座・クレジットカードのCSV取り込みもしていません。
クレジットカードの私用分が知らない内に計上されたり、あるいは面倒だからこのまま混ぜちゃえ!といったこともなくなります。

ただし、これができるのは2年目以降です

初年度でいきなりは難しいかなとは思います。
理由はサンプルがないから…

サンプルは数ヶ月分もあれば十分です。

初年度は、便利機能で、あるいは手入力で入力し、もしエクスポート機能があれば、CSVなどに出力して、それを再利用する…といった手段で始めればいいと思います。

それでは、また。

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